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Código de Buen Gobierno
Otras Funciones

OTRAS FUNCIONES

8.      FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

Tiene a su cargo la organización y supervisión de las funciones del departamento Financiero, presentación periódica de los estados financieros y el establecimiento de políticas contables y de sistemas de control.

1. Supervisar que estén al dia los registros contables y datos estadísticos.
2. Preparar estados estadísticos y análisis de los mismos para rendir informe a Gerencia, y comité financiero.
   
3. Preparar anualmente en coordinación con  los departamentos de la clinica el presupuesto de ingresos y gastos.
   
4. Presentar mensualmente a la Gerencia con copia a la división administrativa el balance y el estado de pérdidas y ganancias, comentado y comparado con el mes o año anterior.
5. Establecer medidas de control interno, para evitar errores, desperdicios y pérdidas.
6. Vigilar y controlar todos los ingresos de la clínica, estableciendo los registros adecuados y medidas para el debido cobro y contabilización de los mismos.
7. Asesorar a la Gerencia en materia de sistemas, estudios, adquisiciones, inversiones, informes y proyectos de tipo contable.
   
8. Ejercer funciones de supervisión sobre la recuperación de la cartera.
   
9. Vigilar que se de aplicación a los principios que figuran en el código de cuentas y proponer para aprobación de gerencia la actualizaciones o modificaciones necesarias.
10. Mantener registro y archivos completos, fáciles de consultar, de toda aquella información que pueda ser útil en el futuro.
11. Preparar trimestralmente flujos de fondos con destino a la Gerencia.
12. Realizar quincenalmente con destino a pagaduría y con el visto bueno de Gerencia, la relación de pagos de honorarios a los médicos.
13. Realizar quincenalmente el cuadro de pagos a proveedores para la aprobación de la Gerencia y posteriormente enviar a pagaduría la relación de pagos a realizarse.
14. Preparar con destino a pagaduría las devoluciones en dineros a los pacientes que se encuentren en forma justificada.
15. Preparar para la aprobación de la Gerencia y en coordinación con el departamento de personal las pólizas de seguros que haya necesidad de constituir.
16. Realizar arqueos esporádicos de caja de la clínica y las cajas menores que funcionan en el departamento de Ingeniería y departamento de Nutrición.
17. Preparar anualmente con la firma de la Gerencia documentos de la declaración de renta
18. Supervisar los diferentes documentos de pago a los acreedores de la clinica.
19. Preparar con destino a Gerencia por lo menos trimestralmente, proyectos de las diferentes tarifas que operan en la clinica, sugiriendo los ajustes necesarios.
20. Mantener buenas relaciones con los bancos y entidades de crédito.
21. Suministrar información a la Gerencia y jefatura administrativa cuando sea requerida.
22. Preparar diariamente informe de caja con destino a Gerencia.
23. Actualizar permanentemente en coordinación con los departamentos, los formatos de información o facturas utilizadas.
24. Preparar quincenalmente el saldo de las cuentas por cobrar con destino a Gerencia.
25. Preparar mensualmente el informe de la situación de los inventarios.

9.      FUNCIONES DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO

1. Diseñar, estructurar e implementar un modelo administrativo acorde a las necesidades y planteamientos.
2. Ejecutar este modelo con las estrategias que se establezcan de     común acuerdo en la clínica.
3. Posicionar la Dirección Administrativa como un área de Servicio, ágil, oportuno y eficaz.
4. Capacitar el recurso humano disponible para que sean ejes en el montaje de los instructivos y procedimientos administrativos, fomentando el trabajo en equipo y con un accionar claro y único bajo los principios y valores de la clínica.
5. Establecer los mecanismos de control y seguimiento a estas estrategias, instructivos y procedimientos, asegurando la ejecución eficaz del gasto y oportuno soporte a los clientes internos y externos.

Responsabilidades:

1. Velar porque la operación y gestión de las áreas a cargo se haga en la mejor relación costo, beneficio, calidad, servicio y respaldo posible.  Cumplimiento de presupuestos.
2. Proveer y garantizar a la comunidad un adecuado servicio de comunicaciones de telefonía fija, móvil y redes locales.  Así como otras facilidades y sistemas que permitan mayor eficiencia en el que hacer diario.
3. Asegurar un mecanismo actualizado y divulgado de todas las herramientas de comunicación. Directorio de teléfonos, directorio de correos electrónicos, directorio de proveedores y asistencias técnicas, etc.
4. Proveer a la clínica de procesos de requisición y compras, base de datos de proveedores, contratación, control de inventarios, que le permita identificar claramente los gastos en cada centro de costos.
5. Velar por el adecuado, buen desarrollo y cumplimiento de los contratos de la Clínica con los diferentes proveedores.
6. Proveer de todos los instructivos y procedimientos necesarios para la gestión de las diferentes áreas a cargo.
7. Velar por una adecuada utilización de los recursos materiales y humanos de la clínica.
8. Asegurar la disponibilidad y funcionamiento de todos los equipos e instalaciones de la clínica.
9. Asegurar el adecuado y oportuno abastecimiento, control y seguimiento de los almacenes que dan soporte a las actividades diarias de la clínica.
10. Garantizar un adecuado almacenamiento, utilización y administración de la información de la clínica consignada en sus archivos.
11. Asegurar la limpieza de las diferentes áreas de la clínica.
12. Proveer mecanismos de comunicación, control y seguimiento para los diferentes outsoursing que maneja la clínica.
13. Asegurar un adecuado y oportuno servicio de alimentación a la comunidad de la clínica: Pacientes, Personal médico y Administrativo y visitantes.
14. Asegurar el buen uso, estado y cumplimiento de requisitos legales para las ambulancias de la clínica. 

10.    FUNCIONES DEL DIRECTOR CIENTIFICO

1. Coordinar todas las labores médico-técnicas de la clinica.
2. Vigilar la calidad de la atención médica a los pacientes y la practica correcta de la medicina por parte del cuerpo medico y paramédico.
3. Fomentar las actividades científicas y la docencia dentro de la clinica y proyectar su imagen por medio de conferencias, cursos y formación de agrupaciones científicas.
4. Presidir los comités, haciéndolos operantes, informando convenientemente de las actividades desarrolladas a la Gerencia.
5. Realizar las selección de los médicos que van a ingresar a la clinica y departamento de Urgencias y proponer su nombramiento a la Gerencia de la clinica, teniendo en cuenta los requisitos mínimos fijados por el comité científico.
6. Realizar reuniones científicas periódicamente con el cuerpo medico y personal paramédico.
7. Supervisar y coordinar permanentemente el servicio prestado por todos los departamentos médicos, tomando las medidas necesarias para corregir las fallas que se presenten.
8. Dirigir las actividades de los médicos hospitalarios.
9. Participar en actividades de educación medica.
10. Revisar periódicamente los reglamentos para el ejercicio profesional en la clinica y supervisar el cumplimiento de los mismos.
11. Supervisar permanentemente el cumplimiento del horario por parte de los médicos y tomar las medidas disciplinarias del caso.
12. supervisar que todos los médicos al servicio de la clinica tengan su currículo al día, los cuales deben manejarse en la dirección científica.
13. Asesorar a la Gerencia en la compra de equipos especializados.
14. Representar a la clinica en eventos y reuniones científicas
15. Supervisar el funcionamiento de las salas de cirugías en los aspectos de programación, cumplimiento de horarios y cumplimiento de las funciones del servicio de cirugía.
16. Debe lograr el entendimiento entre los médicos de todos los servicios y mantener un ambiente de cordialidad y buenas relaciones.
17. Supervisar que los médicos y enfermeras lleven al dia las historias clínicas con las anotaciones respectivas y de acuerdo al procedimiento establecido por el comité de Historias clínicas.
18. Aprobar la movilización de quipo medico en coordinación con el almacenista de la clinica.
20. Autorizar la lista de turnos de especialistas con destino a Urgencias.
21. Programar las vacaciones de todo el cuerpo médico y coordinar en conjunto con el departamento de personal.
22. Calificar la eficiencia de la atención  medica a los pacientes, tanto a través de la supervisón de cada uno de los servicios médicos como mediante el análisis mensual de estadísticas que le envían los diferentes servicios.
23. Formar parte de los siguientes comités como presidente a los cuales debe organizar y supervisar:

A.- Comité de Infecciones

B.- Comité de Historias Clínicas

C.- Comité de Enfermería

D.- Comité de auditoria medica

E.- Comité de Morbimortalidad

F.- Comité de Farmacia

11.    FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO MEDICO

1. Programar y dirigir las actividades asistenciales del   Departamento.
2. Participar con diligencia y puntualidad en el Consejo   Médico de la Clínica y en los Comités que le soliciten la Gerencia y la Dirección Científica.
3. Programar y dirigir las actividades docentes e  investigativas del Departamento.
4. Colaborar con la división administrativa y Financiera, en todas las actividades necesarias para el adecuado funcionamiento de la Clínica.
5. Evaluar permanentemente la actividad  profesional, docente e investigativa de los miembros del Departamento.
6. Estudiar las hojas de vida de los aspirantes a los servicios del Departamento.
7. Presentar a la Dirección Científica los candidatos a  ingresar a cualquiera de las categorías del cuerpo  médico y dar visto bueno a las prerrogativas.
8. Hacer las recomendaciones pertinentes a la  Dirección Científica para que se tramite ante el comité científico la renovación, cancelación, ampliación o disminución de las prerrogativas  existentes ante la Institución.
9. Colaborar permanentemente con la Auditoria Médica Interna en la evaluación de la atención médica que estén recibiendo los pacientes del Departamento Médico y en el estudio, análisis y solución de las glosas que se presenten.
10. Velar por el cumplimiento del reglamento de la  Clínica.
11. Programar en coordinación con la Dirección Científica las actividades científicas y académicas y velar por su cumplimiento.
12. Colaborar con los Jefes de servicio en la  organización de eventos como congreso, simposio, seminario, etc. y velar por su cumplimiento.
13. Analizar los resultados de las encuestas realizadas en la Clínica y proponer las medidas necesarias, en   coordinación con el Director Científico y los Jefes de  Servicio. 

13. FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO QUIRÚRGICO

1. Programar y dirigir las actividades del       Departamento.
2. Participar con diligencia y puntualidad en el Consejo  Médico de la Clínica y en los Comités que le soliciten  la Gerencia y la Dirección Científica
3. Programar y dirigir las actividades docentes e investigativas del Departamento.
4. Colaborar con la división administrativa y Financiera, en todas las actividades necesarias para el adecuado funcionamiento de la Clínica. 
5. Evaluar permanentemente la actividad  profesional, docente e investigativa de los miembros del  Departamento.
6. Estudiar las hojas de vida de los aspirantes a los servicios del Departamento
7. Presentar a la Dirección Científica los candidatos a ingresar a cualquiera de las categorías del cuerpo médico y dar visto bueno a las prerrogativas.
8. Hacer las recomendaciones pertinentes a la Dirección Científica para que se tramite ante el comité científico la renovación, cancelación, ampliación o disminución de las prerrogativas  existentes ante la Institución.
9. Colaborar permanentemente con la Auditoria Médica Interna en la evaluación de la atención médica que estén recibiendo los pacientes del Departamento Quirúrgico y en el estudio, análisis y solución de las glosas que se presenten.
10. Velar por el cumplimiento del reglamento de la  Clínica.
11. Programar en coordinación con la Dirección Científica las actividades científicas y académicas y velar por su cumplimiento.
12. Colaborar con los Jefes de servicio en la organización de eventos como congreso, simposio, seminario, etc. y velar por su cumplimiento.
13. Analizar los resultados de las encuestas realizadas en la Clínica y proponer las medidas necesarias, en  coordinación con el Director Científico y los Jefes de  Servicio.
14. Presidir las reuniones mensuales del Comité de Jefes de Servicios Quirúrgico.

13. FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE URGENCIAS

1. Atender a todos los pacientes que llegan a solicitar este servicio en el departamento de Urgencias, lo mismo que atender las urgencias que se presenten en los pisos y dependencias de la clinica.
2.  Vigilar el cumplimiento de las funciones de los médicos hospitalarios y demás empleados de Urgencias.
3. Supervisar que se hagan correctamente las historias clínicas, la formulación del tratamiento, su ejecución y proponer la búsqueda de especialistas cuando el caso lo requiera.
4. Supervisar el cobro de honorarios y la liquidación de las cuentas de los pacientes, de acuerdo a las tarifas aprobadas por la gerencia.
5. Supervisar la presentación personal de los empleados del servicio.
6. Mantener una colaboración estricta con la Enfermera Jefe.
7.  Supervisión y decisión  sobre el traslado de pacientes hospitalizados de urgencias dentro o fuera de la clinica.
8. Dirigir el trabajo del equipo de rayos X de Urgencias con la asistencia del Radiólogo e informar mensualmente a la Dirección Científica sobre actividades realizadas.
9.  Supervisar el mantenimiento del equipo y de las instalaciones para lo cual coordinara con el Departamento de Ingeniería la prestación de este servicio.
10. Coordinar con los departamentos de la Clinica la prestación de servicios con destino a los pacientes de Urgencias.

14.    FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE                   FARMACIA

1. Realizar pedidos de medicamentos e insumos con órdenes de compra, en base a los faltantes mínimos y nuevos productos del mercado.
2. Ordenar el listado de medicamentos e insumos con su precio, con el fin de realizar el inventario físico anual.
3. Enviar mensualmente al departamento financiero el inventario de existencias con su valor.
4. Realizar arqueos esporádicos a la caja.
5. enviar mensualmente y con destino al departamento financiero la relación de ventas a contado y crédito.
6. Vigilar en forma permanente las existencias y movimientos del almacén, llevando a cabo las pruebas selectivas mensuales, con el fin de determinar las existencias reales.
7. Enviar facturas y órdenes de compra con su visto bueno a la pagaduría por intermedio del departamento financiero.
8. Supervisar que la papelería que se utilice en los despachos y venta de medicamentos e insumos se encuentre convenientemente numerada
9. Vigilar la fecha de expiración de medicamentos e insumos para solicitar su cambio respectivo.
10. Autorizar las devoluciones y supervisar el registro contable respectivo.
11. Supervisar la calidad de los productos, lo mismo que su presentación.
12. Recibir sugerencias para adquisiciones y mejor funcionamiento del departamento.
13. Autorizar la nota debito y crédito, informando al departamento financiero.

15.   FUNCIONES DE LOS DIRECTORES DE LOS DEPARTAMENTOS
         DE GINECO-OBSTETRICIA, PEDIATRIA.

1. Programar y dirigir las actividades asistenciales del Departamento
2. Participar activamente con el Departamento comercial y de mercadeo, en la búsqueda de mecanismos para incrementar el número de usuarios.
3. Administrar el departamento de manera ordenada, responsable y eficiente.
4. Participar con diligencia y puntualidad en el consejo medico de la clinica y en los comités que les soliciten Gerencia y la Dirección Científica.
5. Programar y dirigir las actividades docentes e investigativas del Departamento.
6. Colaborar con la división administrativa y financiera, en todas las actividades necesarias para el adecuado funcionamiento de la clinica.
7. Enviar a la dirección Científica un informe mensual de actividades.
8. Evaluar permanentemente la actividad profesional, docente e investigativa de los miembros de su departamento.
9. Estudiar las hojas de vida de los aspirantes al Servicio.
10. Presentar a la Dirección Científica, los candidatos a ingresar a cualquiera de las categorías del cuerpo medico y dar el visto bueno a las prerrogativas.
11. Hacer recomendaciones pertinentes a la Dirección Científica, para que se tramite ante el comité científico, la renovación, cancelación, ampliación o disminución de las prerrogativas existentes en la institución.
12. Colaborar en forma permanente con la Auditoria medica Interna, en la evaluación de la atención medica que estén recibiendo los pacientes de su departamento y en el estudio, análisis, solución de las glosas que se presenten.
13. Velar por el buen uso y cuidado del equipo y dotación asignados a su departamento.
14. Las actividades científicas y académicas, serán responsabilidad de los directores de departamento y los jefes de servicio, en coordinación con la Dirección Científica.

16.   FUNCIONES DE LOS JEFES DE SERVICIOS

1. Programar y dirigir las reuniones y las actividades asistenciales, docentes e investigativas del servicio.
2. Definir las necesidades del servicio
3. Presentar el Director de Departamento informes de las actividades, con la periodicidad que se requiera.
4. Elaborar con los miembros de servicios, guías de manejo de las patologías mas frecuentes de la especialidad.
5. Fijar prerrogativas a los especialistas
6. Tener actualizado el inventario de equipos y elementos de su servicio y velar por el buen uso y cuidado de los mismos.
7. Definir los especialistas que harán parte del servicio de la especialidad en el Departamento de Urgencias.
8. Vigilar el cumplimiento de las obligaciones del personal de planta del servicio.
9. Evaluar periódicamente el desempeño asistencial, académico e investigativo de los miembros del servicio.
10. Estudiar y presentar al Director del Departamento los posibles candidatos para su vinculación al servicio.
11. Asistir según sus posibilidades y aportar sus ideas y conocimientos a las reuniones científicas de la clinica.
12. Asistir a las reuniones administrativas de la clinica cuando su presencia sea requerida.

17. FUNCIONES DE LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO DE       ENFERMERIA

1. Investigación de necesidad del personal.
2. Elaboración de un diagnostico situacional.
3. Programación y distribución del personal por servicios y turnos quincenalmente.
4. Elaboración de descripción de cargos
5. Elaboración de manuales, procesos y guías.
6. Detección de necesidades de enseñanza en el servicio y programación.
7. Elaboración de normas y políticas del departamento.
8. Elaboración de organigrama.
9. Selección, inducción y desarrollo del personal.
10. Establecimiento de los sistemas de trabajo propios del departamento.
11. Dirección del personal de enfermería como: hacer cumplir las normas establecidas por la institución, programar vacaciones, revisar y autorizar liquidaciones de vacaciones, realizar llamados de atención verbal o escrito según ocasión informando al departamento de personal, conceder permisos sindicales según lo permita la ocupación de la clinica, entregar dotación, cubrir faltantes de personal, programar reuniones administrativas y educativas, autorizar cambios de turno, seleccionar hojas de vida, programar entrenamientos tanto de personal antiguo como nuevo, realizar informe diario a la supervisora, establecimiento de los sistemas de comunicación,  ejecución de diversos programas, coordinar estudiantes de facultades de enfermería con las cuales se tenga convenio docente-asistencial, elevar la productividad del personal.

18.    FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE
         INGENIERIA Y MANTENIMIENTO

1. Participar de manera integral en las labores operativas y administrativas propias del Departamento de Ingeniería.
2. Apoyar a las diferentes dependencias en la realización de las actividades que requieran el uso de ayudas audio-visuales.
3. Participar en las labores preinstalación, instalación y puesta en marcha de las nuevas tecnologías adquiridas en la institución.
4. Participar de manera directa en las labores de mantenimiento preventivo y correctivo de: equipos médicos, equipos informáticos, equipos administrativos, equipos audio-visuales, equipos de telecomunicaciones, equipos de apoyo, redes de telecomunicaciones.
5. Participar en labores administrativas inherentes a los procesos de mantenimiento.
6. Dar buen uso a los instrumentos y herramientas asignados a su responsabilidad.
7. Cumplir cabalmente con el reglamento interno de trabajo de la clinica
8. Informar a cerca de las necesidades de materiales y herramientas que se requieran para ejecutar adecuadamente las labores propias del cargo.
9. Relacionarse directamente con pacientes, con personal operativo administrativo en los temas propios del cargo.
10. Vigilar el cumplimiento y obligaciones del personal a su cargo.